Lorsqu’un copropriétaire reçoit un email contenant un lien pour consulter son avis électronique (convocation, PV, etc.) via Stampee, il accède à une page sécurisée lui permettant de lire ses documents.
S’il ferme cette page ou souhaite y revenir plus tard :
- Le lien présent dans l’email reste actif pendant 10 jours : il peut cliquer à nouveau et accéder directement à ses documents, sans créer de compte
- Après 5 jours et pour des raisons de sécurité, il devra créer un compte pour consulter à nouveau les fichiers
Important : il devra utiliser la même adresse email que celle ayant reçu la notification.
À retenir pour les syndics : Aucun blocage à l’ouverture, une expérience fluide pour les copropriétaires, avec un accès simple immédiat puis sécurisé dans le temps.
Lorsqu’un destinataire reçoit un avis électronique, il est informé par email qu’un courrier lui est adressé.
En cliquant sur le lien contenu dans cet email, il accède à une page sécurisée lui permettant de consulter son document.
Dès réception :
- La date et l’heure de réception sont visibles
- Le document est accessible immédiatement
Historique des courriers :
Depuis son espace Stampee, dans l’onglet “Réceptions”, le destinataire peut retrouver :
- L’ensemble de ses courriers reçus
- Les dates et heures associées à chaque réception
À retenir :
Une traçabilité complète est assurée, permettant de suivre précisément la réception et de conserver un historique accessible à tout moment.
Oui. Une association, une ASL ou une structure non professionnelle peut utiliser Stampee pour envoyer des courriers électroniques sécurisés.
En revanche, l’avis simplifié est réservé aux syndics professionnels disposant d’un numéro de SIRET et utilisant Stampee dans le cadre de notifications liées à la copropriété.
Pour une association ou une ASL, les envois peuvent être réalisés via une LRE ou une lettre suivie électronique, selon le niveau de preuve souhaité. Ces envois permettent de bénéficier d’une preuve de dépôt horodatée et d’un suivi de consultation du courrier par le destinataire.
Si vous n'avez pas de numéro de SIRET identifiable, créer un compte en tant que "Particulier", puis renseigner les informations de votre association dans les champs prévus à cet effet.
Une association ou une ASL peut utiliser Stampee pour envoyer ses courriers électroniques.
En revanche, l’avis simplifié est réservé aux syndics professionnels disposant d’un numéro de SIRET. Pour une association, une ASL ou un particulier, il convient plutôt d’utiliser une lettre suivie électronique.
Ces solutions permettent de bénéficier d’une preuve de dépôt horodatée et d’un suivi de consultation du courrier. Le courrier est considéré comme consulté lorsque le destinataire clique sur le lien sécurisé pour accéder aux documents.
Le coût de l’envoi est de 2 € TTC par envoi chez Stampee.
Oui. Les convocations d’assemblée générale peuvent être envoyées par voie électronique, à condition d’utiliser un procédé garantissant la traçabilité et la sécurité de l’envoi.
Avec Stampee, vous pouvez adresser vos convocations d’AG sous forme de lettre recommandée électronique (LRE) ou d’avis électronique, avec les preuves nécessaires (horodatage, dépôt, réception).
La convocation doit toujours respecter le délai légal minimum de 21 jours avant l’assemblée générale, quel que soit le mode d’envoi utilisé.
Non, la création de compte n’est pas obligatoire.
Lorsqu’un copropriétaire reçoit un email de notification lui indiquant qu’il a reçu un avis électronique (convocation, PV, etc.), plusieurs options s’offrent à lui :
- Créer un compte
- Se connecter à un compte existant
- Accéder directement en mode invité
En mode invité, il peut consulter immédiatement ses documents et avis électroniques sans aucune inscription.
Le lien contenu dans l'email reste actif durant 10 jours.
Les syndics peuvent envoyer de nombreux documents réglementaires par voie électronique, notamment :
- convocations d’assemblée générale
- procès-verbaux d’AG
- mises en demeure pour charges impayées
- notifications de décisions
- correspondances officielles avec les copropriétaires
La lettre recommandée électronique permet ainsi de sécuriser les communications tout en simplifiant la gestion administrative des copropriétés.
Afin d'accéder à votre courrier, la création d'un compte seul ne suffit pas. Vous devez d'abord cliquer sur le lien contenu dans l'e-mail que vous avez reçu de la part de Stampee, puis choisir un mode de réception : créer un compte, vous connecter, ou continuer en tant qu'invité.
- En tant qu'invité : vous pouvez consulter votre courrier via le lien pendant 5 jours.
- Avec un compte : créez un compte avec la même adresse e-mail que celle sur laquelle vous avez reçu la notification. Votre courrier sera alors automatiquement rattaché à votre compte, et vous pourrez le consulter depuis la page Réceptions.
Depuis les évolutions législatives récentes, la notification électronique est devenue le mode de communication par défaut en copropriété, les copropriétaires pouvant toutefois demander à recevoir leurs notifications par voie postale.
Avec Stampee, vous pouvez gérer facilement ces préférences d’envoi et continuer à notifier vos copropriétaires dans le respect du cadre légal.
La dématérialisation des envois de courrier syndic présente plusieurs avantages :
- réduction significative des coûts d’envoi
- suppression des impressions et mises sous pli
- envoi instantané des notifications
- traçabilité complète des communications
- archivage sécurisé des preuves
Pour les syndics gérant de nombreuses copropriétés, la lettre recommandée électronique permet un gain de temps et une simplification importante des processus.
Stampee permet d’envoyer facilement des convocations ou notifications à l’ensemble des copropriétaires d’une résidence.
Vous pouvez :
- importer votre liste de destinataires via fichier CSV
- joindre les documents nécessaires (convocation, annexes, ordre du jour)
- envoyer plusieurs notifications en traitement par lot
Cette fonctionnalité permet aux gestionnaires de copropriété d’envoyer plusieurs dizaines ou centaines de notifications en quelques minutes.
Après l’envoi, Stampee fournit automatiquement les preuves nécessaires pour garantir la sécurité juridique :
- preuve de dépôt
- horodatage de l’envoi
- notification au destinataire
- preuve de réception ou de refus
Ces éléments sont archivés et accessibles à tout moment depuis votre espace Stampee, ce qui facilite la gestion des litiges ou des contestations.
La digitalisation des convocations et notifications d'AG permet aux syndics :
- de réduire fortement les coûts d’envoi
- de gagner plusieurs jours sur l’acheminement des convocations
- d’améliorer la traçabilité des communications avec les copropriétaires
Dans les copropriétés comptant de nombreux copropriétaires ou situées à l’international, l’envoi électronique permet aussi de garantir une réception rapide et fiable des notifications.
Oui. Stampee peut être utilisé directement via la plateforme en ligne ou intégré aux outils métiers des syndics afin d’automatiser les envois de notifications.
Cette intégration permet notamment de simplifier l’envoi des convocations et des notifications directement depuis le logiciel de gestion de copropriété. Stampee s'occupe de tout !
