Oui. Les convocations d’assemblée générale peuvent être envoyées par voie électronique, à condition d’utiliser un procédé garantissant la traçabilité et la sécurité de l’envoi.
Avec Stampee, vous pouvez adresser vos convocations d’AG sous forme de lettre recommandée électronique (LRE) ou d’avis électronique, avec les preuves nécessaires (horodatage, dépôt, réception).
La convocation doit toujours respecter le délai légal minimum de 21 jours avant l’assemblée générale, quel que soit le mode d’envoi utilisé.
Les syndics peuvent envoyer de nombreux documents réglementaires par voie électronique, notamment :
- convocations d’assemblée générale
- procès-verbaux d’AG
- mises en demeure pour charges impayées
- notifications de décisions
- correspondances officielles avec les copropriétaires
La lettre recommandée électronique permet ainsi de sécuriser les communications tout en simplifiant la gestion administrative des copropriétés.
Depuis les évolutions législatives récentes, la notification électronique est devenue le mode de communication par défaut en copropriété, les copropriétaires pouvant toutefois demander à recevoir leurs notifications par voie postale.
Avec Stampee, vous pouvez gérer facilement ces préférences d’envoi et continuer à notifier vos copropriétaires dans le respect du cadre légal.
La dématérialisation des envois de courrier syndic présente plusieurs avantages :
- réduction significative des coûts d’envoi
- suppression des impressions et mises sous pli
- envoi instantané des notifications
- traçabilité complète des communications
- archivage sécurisé des preuves
Pour les syndics gérant de nombreuses copropriétés, la lettre recommandée électronique permet un gain de temps et une simplification importante des processus.
Stampee permet d’envoyer facilement des convocations ou notifications à l’ensemble des copropriétaires d’une résidence.
Vous pouvez :
- importer votre liste de destinataires via fichier CSV
- joindre les documents nécessaires (convocation, annexes, ordre du jour)
- envoyer plusieurs notifications en traitement par lot
Cette fonctionnalité permet aux gestionnaires de copropriété d’envoyer plusieurs dizaines ou centaines de notifications en quelques minutes.
Après l’envoi, Stampee fournit automatiquement les preuves nécessaires pour garantir la sécurité juridique :
- preuve de dépôt
- horodatage de l’envoi
- notification au destinataire
- preuve de réception ou de refus
Ces éléments sont archivés et accessibles à tout moment depuis votre espace Stampee, ce qui facilite la gestion des litiges ou des contestations.
La digitalisation des convocations et notifications d'AG permet aux syndics :
- de réduire fortement les coûts d’envoi
- de gagner plusieurs jours sur l’acheminement des convocations
- d’améliorer la traçabilité des communications avec les copropriétaires
Dans les copropriétés comptant de nombreux copropriétaires ou situées à l’international, l’envoi électronique permet aussi de garantir une réception rapide et fiable des notifications.
Oui. Stampee peut être utilisé directement via la plateforme en ligne ou intégré aux outils métiers des syndics afin d’automatiser les envois de notifications.
Cette intégration permet notamment de simplifier l’envoi des convocations et des notifications directement depuis le logiciel de gestion de copropriété. Stampee s'occupe de tout !
